Case History: Studio Blitz

Necessità Cliente

• Gestione delle commesse

Soluzione

Il cliente Studio Blitz si occupa di servizi alle aziende nel settore delle traduzioni e l’interpretariato. Per svolgere il proprio lavoro si serve di oltre 100 traduttori professionisti madrelingua in grado di tradurre da/in oltre 30 lingue tra europee, extraeuropee, slave, medio orientali e orientali. Il problema nasce nella difficoltà di gestire il processo che parte dalla richiesta di preventivo da parte di un soggetto e si conclude con la consegna e la fatturazione del lavoro. Infatti la moltitudine di traduttori a cui si affida l’azienda, lavora con strumenti propri all’esterno dell’azienda e genera quindi documenti destrutturati di varia natura.

Toscodata, attraverso ARXivar ed in particolare attraverso il potente motore di workflow è riuscita, dopo un’attenta analisi, a creare lo schema a blocchi che governa tutti i passaggi interni ed esterni all’azienda.

Il flusso di informazioni e documenti parte con la “richiesta di preventivo” da parte di un cliente di Studio Blitz. Da questo momento si attiva automaticamente un WorkFlow che permette l’archiviazione del documento originale e lo invia ai traduttori incaricati. Questi ultimi consegneranno il lavoro e lo archivieranno sfruttando ARXivar Web Portal, un vero e proprio portale web che permette agli utenti esterni a Studio Blitz di interagire con il sistema di gestione documentale e dei processi nel rispetto delle politiche di privacy imposte dall’azienda. In alternativa, dove il traduttore fosse occasionale e quindi non istruito sul funzionamento del sistema, una casella email monitorata da ARXivar permette la ricezione e l’archiviazione del lavoro svolto dal fornitore di servizi. A questo fascicolo di documenti che si va formando se ne aggiungono altri come la fattura del traduttore e la fattura di Studio Blitz al cliente finale. Una serie di alert impostati sul flusso digitale permettono a Studio Blitz di gestire al meglio ogni commessa, gestendo il carico di lavoro dei vari fornitori, sollecitando gli stessi, piuttosto che avvicendandoli laddove questi non garantiscono il lavoro ultimato nei tempi richiesti.