Berni Srl

Case History: Berni Srl

Necessità Cliente

  • Creazione di un “fascicolo cliente” elettronico composto da documenti che vanno dall’ordine del cliente finale fino alla fattura dell’azienda. La creazione del fascicolo deve essere gestita con semplicità dagli utenti di Berni srl.
  • Gestione dei contratti fornitori.
  • Gestione delle statistiche inerenti la frequenza e l’autore dei cosiddetti “riordini” e della vendita di prodotti che prevedono articoli correlati tra loro.

Soluzione

Attraverso il potente motore di WorkFlow presente in ARXivar e attraverso una minuziosa analisi sui processi in essere alla Berni srl, Toscodata è stata in grado di realizzare un complesso flusso di informazioni e documenti che si traduce in un semplice strumento in uso agli utenti, che sono guidati nella realizzazione del “fascicolo cliente” nel rispetto di tutti i parametri e variabili che il cliente ci ha segnalato durante l’analisi del flusso.

Tutto ciò è stato possibile anche grazie al “connettore” che è stato realizzato da Toscodata con la collaborazione del fornitore del sistema gestionale in uso all’azienda. Questo connettore, oltre a sincronizzare informazioni come l’anagrafica cliente, è anche in grado, senza che gli utenti ne abbiano percezione alcuna, di trasferire i documenti del ciclo attivo dal gestionale al sistema documentale e di evitare così inutili ridondanze di informazioni e documenti.

In dettaglio il processo ha inizio nel momento in cui un venditore crea il documento “ordine del cliente”. Da questo punto ARXivar provvede alla movimentazione del documento stesso verso tutti gli operatori (dalla logistica, al magazzino, fino ad arrivare all’amministrazione), che attraverso semplici operazioni archiviano la documentazione nel rispetto di parametri aziendali e variabili a cui il cliente è abituato nella gestione quotidiana. Alla fine il fascicolo sarà formato da “ordine cliente”, conferma d’ordine, DDT e fattura dei fornitori e ddt e fattura dei Berni srl.

La creazione del connettore con il sistema gestionale e il modulo statistiche di ARXivar, ha consentito la gestione del problema dei “riordini” e della vendita di prodotti che prevedono articoli correlati tra loro. Per i “riordini” il cliente ha a disposizione informazioni che evidenziano, in base a diverse variabili (come il tempo, l’utente venditore, etc), quante volte e in quali occasioni si sono verificati “riordini” correttivi per materiale consegnato in quantità non corrette. Per la gestione di prodotti che prevedono articoli correlati tra loro, il cliente può analizzare l’efficienza dei propri venditori nel dare al cliente finale una serie di prodotti collegati al prodotto principale ordinato. Un esempio classico è vedere con che frequenza un certo utente ha venduto la colla in seguito alla vendita di un pavimento.

Sfruttando le capacità di sola archiviazione di ARXivar, Toscodata ha messo in condizione il cliente di archiviare i contratti con i propri fornitori, aggiungendo la possibilità di creare reminder personalizzati che avvertono della scadenza degli stessi.

Tutto il lavoro di archiviazione, gestione dei processi aziendali e connessione con il gestionale, è stato realizzato da Toscodata nel rispetto dell’utilizzatore che non vede sconvolto il suo modus operandi, ma al contrario vede ottimizzato il suo lavoro, avendo certezza che il sistema che governa l’intero processo aziendale non crea inutili ridondanze e garantisce la massima reperibilità della documentazione nel rispetto delle politiche di privacy del cliente Berni srl.

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