Con il processo di digitalizzazione scegliere uno scanner professionale documentale per la tua attività è una decisione che richiede competenza e attenzione. Comprare uno strumento che non risponde alle esigenze della tua azienda significa sprecare soldi e tempo.
Come scegliere il giusto scanner documentale?
Secondo la nostra esperienza le caratteristiche principali che deve avere uno scanner professionale sono:
- Velocità: si misura in base alle pagine scansionate per minuto. Gli scanner più evoluti sono quelli in cui il tempo di scansione e di anteprima sono molto ridotti, di conseguenza, sono più rapidi. Un aspetto da non sottovalutare quando il volume di documenti da scansionare è molto alto. Anche il collegamento tra scanner e computer influisce sulla velocità di scansione: se il collegamento è lento il trasferimento dati impiegherà più tempo.
- Risoluzione dei colori: si misura in DPI, ovvero dots per inch (punti per pollice). Più la misura del DPI è alta, maggiore è la risoluzione e quindi la qualità dell’immagine scansionata. Anche in questo caso le esigenze dell’azienda fanno la differenza sulla scelta: ad esempio nel caso in cui i documenti da scansionare fossero solo testuali basterebbe una risoluzione da 200 DPI, su scansioni invece di illustrazioni, foto o simili serve un’altissima risoluzione.
- Praticità d’uso: per ottimizzare il più possibile i tempi di lavoro, permettendo addirittura di risparmiare tempo grazie ad un processo di digitalizzazione rapido ed efficiente.
Cosa è importante tenere conto prima di procedere all’acquisto di uno scanner documentale?
Oltre ad avere le caratteristiche sopracitate, lo scanner deve essere valutato anche sulla base delle seguenti proprietà che si devono adattare alle esigenze specifiche di ogni attività:
- Modalità di acquisizione dei documenti. A seconda delle tue esigenze puoi aver bisogno di uno scanner che fascicola i documenti o no, perciò è importante verificare come vengono acquisiti i documenti.
- Tipologia di formato dei fogli. Formati classici come A4 solitamente sono sempre supportati, ma tra gli scanner professionali possiamo arrivare anche a formati come A3 e superiori con gli scanner verticali.
- Volume di scansioni giornaliere. Sulla base di quanti documenti devi scansionare al giorno esistono diverse tipologie di scanner: personal, workshop, dipartimentale e grandi volumi.
- Tipologie di connessioni. La necessità di condividere immediatamente o meno i file scansionati è influenzata molto dalla tipologia di connessione tra computer e scanner. USB, LAN e WI-FI sono le tipologie di connessione utilizzate per la condivisione delle scansioni.
- Dimensione fisica dello scanner. Sembrerà banale ma anche la dimensione dello scanner non è un aspetto da ignorare. Oggi è possibile trovare scanner dall’aspetto compatto che sono perfetti anche per gli ambienti lavorativi più ristretti e con minor spazio a disposizione.
In commercio si possono trovare anche diverse tipologie di scanner professionali documentale, che si possono suddividere in base al volume di scansione e al formato dei fogli da scansionare:
- Scanner Personal, Workgroup e Dipartimentali
- Scanner Low Production e Mid Production
- Scanner documentali grande formato e grande volume
- Scanner rotativi fronte/retro in un unico passaggio
Lo staff di Tosco Data è in grado grazie alla sua esperienza e competenza di aiutarti e consigliarti nella fase di scelta dello scanner documentale più adatto alle tue esigenze.
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