Hybrid work e soluzioni tecnologiche avanzate

Nell'ultimo anno il modo di lavorare è stato completamente stravolto.

Se fino all'anno scorso la parola Smart Working era "sconosciuta" a molte aziende, l'emergenza sanitaria l'ha prepotentemente resa protagonista.

Adesso si fa sempre più strada un nuovo modello lavorativo che abbraccia sia il lavoro standard che il lavoro "da casa": il lavoro ibrido.

In futuro sarà sempre meno importante per le aziende individuare un preciso ambiente di lavoro e i membri dei team alterneranno più luoghi lavorativi a seconda delle necessità.

Al centro di questo stile di lavoro "ibrido" c'è e ci sarà la tecnologia: per questo la trasformazione digitale è diventata fondamentale e consentirà ai dipendenti di lavorare, connettersi e collaborare ovunque si trovino.

Spazi di lavoro Ibridi

Il lavoro ibrido presenta numerosi vantaggi sia per le aziende che per i lavoratori e nel lungo periodo può contribuire a rafforzare la scalabilità in un mondo che, ormai, è sempre in più rapida evoluzione.

Grazie gli spazi di lavoro ibridi, le organizzazioni acquisiscono la flessibilità e l’agilità necessarie a rispondere a tutte le sfide che il mondo economico e sociale può porre loro di fronte e a continuare a lavorare senza sosta anche in periodi di difficoltà improvvisi e non prevedibili, come quello che tutto il mondo ha vissuto nell’ultimo anno e mezzo.

L’hybrid work inoltre offre vantaggi anche ai lavoratori che possono raggiungere un miglior equilibrio tra vita professionale e privata e ridurre i tempi di spostamento, migliorando sicuramente la loro soddisfazione personale.

Le strategie per accogliere l’hybrid work

Il fattore più importante affinché un’azienda possa affrontare con successo questo cambiamento del mondo del lavoro è quello della trasformazione digitale che integri nei flussi di lavoro nuove soluzioni e processi che permettano di agevolare lo scambio e la comunicazione tra coloro che si trovano all’interno del luogo lavorativo e coloro che lavorano in uno spazio diverso.

Si tratta di un vero e proprio processo di digitalizzazione dell’ufficio che parte dalla dematerializzazione dei documenti, che devono necessariamente essere gestiti attraverso piattaforme per la gestione dei flussi di informazione aziendale, e comprende anche la formazione e lo sviluppo delle competenze digitali dei lavoratori.

Nel dettaglio quali sono le principali strategie che permettono di creare uno spazio di lavoro ibrido efficiente ed efficace.

Secondo Kyocera, questa strategia passa attraverso 3 fasi.

1. Fornire i giusti strumenti ai membri del team, in termini di hardware e di infrastrutture di cui hanno bisogno per lavorare ovunque si trovino

Ovviamente gli strumenti variano a seconda del team ma indubbiamente due sono gli hardware più importanti: computer e stampante.

Non molti anni fa, le stampanti servivano solamente per produrre copie cartacee di documenti. Oggi, oltre a questa funzione sempre attuale, una stampante deve trasformarsi in un vero e proprio hub sia per la stampa che per il digitale. 

Che cosa significa? Che gli hardware di stampa non possono più servire solo per trasformare il digitale in cartaceo ma anche viceversa.

Le stampanti devono essere strumenti connessi a tutte le applicazioni lavorative e devono permettere di dematerializzare i documenti per renderli disponibili nei flussi di lavoro ovunque le persone si trovino.

Attenzione quindi alle funzionalità e alle caratteristiche delle stampanti che vengono integrate nelle aziende, (per lo smart working saranno necessarie delle multifunzioni compatte) e alla sicurezza, elemento sempre più critico in questi scenari di continuo cambiamento. 

Abbiamo parlato di sicurezza qui: 

https://www.toscodata.it/blog/notizia-67/sicurezza-e-tecnologia-tosco-data

1. Connettere le persone con il software più giusto per consentire una collaborazione efficiente

Gestire la comunicazione tra più postazioni dislocate in più luoghi di lavoro è sicuramente un’attività molto critica.

Per affrontare al meglio queste situazioni servono strumenti che consentano di connettere persone e infrastrutture anche a distanza. 

Piattaforme di gestione documentale: questi software permettono di archiviare, gestire e organizzare le informazioni aziendali, consentendo, tra le tante attività, di condividere documenti, di accedere a file a distanza e di lavorare su file condivisi. 

Tool di comunicazione: le aziende devono fornire ai propri lavoratori strumenti di comunicazione che consentano interazioni veloci ed efficienti, sia formali che informali, come app di messaggistica istantanea, sistemi per effettuare videochiamate di qualità sia tra dipendenti che con parti esterne, app per la gestione e l’organizzazione di progetti.

1. Ottimizzare i processi per utilizzare la tecnologia e i servizi al massimo delle loro potenzialità.

Come?

• Formando il personale nell’utilizzo dei nuovi hardware e/o software inseriti nella gestione dei flussi di lavoro
• Semplificando e automatizzando, dove possibile, tutti i processi per rendere i flussi di lavoro più snelli e flessibili.

Tosco data può aiutarti in tutte queste fasi fornendoti il sostegno adeguato nella scelta degli hardware, dei software e delle soluzioni tecnologiche più adatte alle tue esigenze e per accompagnarti con soluzioni complete e su misura nella tua trasformazione digitale. Contattaci per avere maggiori informazioni.

Fonti:

E-book “Guida per luoghi di lavoro smart” di Kyocera: 

(https://www.kyoceradocumentsolutions.it/it.html)

https://www.canon.it/business/insights/articles/digital-transformation-with-print/