Le soluzioni SMART di ARXivar per la tua azienda

L’emergenza sanitaria che abbiamo e stiamo affrontando ha acceso i riflettori su una modalità di lavoro che in Italia è sempre stata poco considerata, lo Smart Working. In questo articolo vediamo alcune soluzioni che possono aiutare le aziende ad approcciarsi sempre più sistematicamente a questa tipologia di lavoro.

Lo scenario sanitario dell’ultimo anno ha imposto alle aziende di riorganizzare la propria struttura per permettere l’attivazione di modalità di lavoro in smart working.

Per mantenere alta la produttività, la qualità del lavoro e la sicurezza dei dati è stato e sarà indispensabile per le imprese dotare i propri dipendenti di strumenti e software smart ed efficaci nella gestione della collaborazione tra le persone.

 

Tra le sfide principali da affrontare per passare in modo efficiente a tale modalità lavorativa ci sono sicuramente:

  • l’ottimizzazione dei processi e l’accessibilità alle informazioni aziendali
  • il miglioramento della collaborazione a distanza nella sicurezza delle informazioni da scambiare
  • il monitoraggio e misurazione delle attività svolte da remoto dai dipendenti

 

Arxivar: per un vero smart working

ARXivar, la miglior piattaforma per gestire tutti i flussi di informazioni aziendali, può essere l’alleata giusta per affrontare nel modo più efficiente possibile l’implementazione di modalità di smart working. Vediamo nel dettaglio come.

 

DISPONIBILITÀ’ DI INFORMAZIONI

Una delle criticità del lavoro da remoto è quella di reperire documenti ed informazioni spesso di accesso non diretto e dislocati in diversi sistemi informativi o sedi.

Quindi il primo passo per uno smart working efficace è quello di rendere le informazioni aziendali reperibili e di facile accesso, da qualunque luogo o device.

 

Integrazione e centralizzazione

ARXivar permette l'archiviazione elettronica di qualsiasi documento proveniente dai sistemi informativi aziendali o dall’esterno e lo rende fruibile da qualsiasi device (Accessibilità multidevice) mantenendo l’adeguato livello di sicurezza assolutamente necessario in queste operazioni.

Organizzazione

ARXivar consente inoltre di organizzare documenti e informazioni tramite fascicoli, pratiche e relazioni e permette di generare documenti direttamente dall’interno della piattaforma, attraverso modelli predefiniti.

 

SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI

Lo smart working pone le aziende di fronte alla necessità di tutelare tutte le informazioni che escono dai perimetri fisici dell'impresa. Con il lavoro da remoto, infatti, l'azienda ha difficilmente la possibilità di verificare come e dove vengono archiviati e gestiti tutti i propri dati aziendali.  Per questo progettare bene tutti i sistemi di gestione e gli strumenti di lavoro è fondamentale. 

 

Integrità

È importante mantenere l'INTEGRATITA' dei dati per assicurare completezza e affidabilità delle informazioni. In Arxivar ogni documento archiviato diventa “non modificabile” e tutte le modifiche o revisioni precedenti, tracciate tramite log, vengono conservate e possono essere recuperate.

Riservatezza

Con ARXivar è possibile definire e gestire il livello di accesso ai documenti, definendo i permessi per gli utenti sia a livello di classe documentale che di stato documentale. Questo permette di assicurare la giusta riservatezza delle informazioni aziendali.

 

ORGANIZZAZIONE DELLE ATTIVITÀ’

Per rendere efficace lo smart working occorre che i flussi di lavoro siano trasformati in workflow digitali in modo tale da permettere al Management di definire processi e obiettivi e all’utente di essere guidato nel proprio lavoro.

 

Progettare

ARXivar è un workflow management system che attraverso il suo modellatore di workflow, permette di disegnare graficamente qualsiasi processo e procedura aziendale. Tutto in modo semplice e intuitivo grazie all'interfaccia Drag & Drop.

Eseguire

Il motore di workflow di ARXivar guida tutte le fasi del processo in automatico: l’attività viene presa in carico dai diversi utenti secondo il “percorso” stabilito, senza dover ricorrere a comunicazioni superflue (e-mail, telefonate, etc.).

L’utente è guidato, in ogni task, da dettagliate istruzioni e gli sono sufficienti pochi click per operare su ogni processo.

 

CONTROLLO

Lo smart worker ha bisogno di avere obiettivi chiari e soprattutto misurabili. Dati precisi e aggiornati sulle attività permettono infatti al management di valutare la qualità del lavoro svolto dai propri dipendenti e il livello del servizio offerto ai propri clienti. 

 

Monitoraggio e Report

Con Arxivar è possibile analizzare le performance relative allo svolgimento dei flussi di lavoro ed effettuare una valutazione sull'andamento aziendale. Inoltre, grazie al modellatore grafico per Dahboard, è possibile creare forme di reportistica con diversi livelli di focus e granularità a seconda delle esigenze specifiche. 

 

COLLABORATION

Permettere ai dipendenti di un’azienda di poter comunicare tra loro ed esternamente in modo diretto, veloce e immediato, ovunque essi si trovino, è fondamentale sia per il raggiungimento degli obiettivi di business sia per tenere vivo il senso di appartenenza all’azienda.

A tale scopo ARXivar mette a disposizione 3 tool di collaboration.

 

Sync & Share e Chat

- ARXDrive, è il tool di sharing di ARXivar. Questo Tool permette di condividere e sincronizzare i documenti aziendali da qualunque dispositivo, garantendo il totale controllo e la sicurezza delle informazioni.

- ARX Link, è una soluzione evoluta per la gestione della comunicazione aziendale e consente di inviare documenti tramite LINK, e di monitorare come e quando la risorsa viene consultata.

- Chat, strumento che rende la comunicazione più immediata e veloce

 

Tosco Data è concessionaria di questa potente piattaforma. 

Contattaci per avere maggiori informazioni su tutte le sue funzionalità.

 

Inoltre, se hai deciso di attivare o mantenere la modalità di smart working, possiamo studiare insieme una soluzione di strumenti e software adatta alle tue necessità.

Non caricarti di inutili costi, noleggia tutta la strumentazione che ti occorre per i tuoi dipendenti: computer, stampanti, multifunzione. 

Valuta tutti i vantaggi del noleggio nel nostro articolo https://www.toscodata.it/blog/notizia-62/perche-scegliere-noleggio-tosco-data

 

Fonte delle informazioni: 

“5 Passi verso lo Smartworking per le PMI italiane”

www.arxivar.it/it/

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